Los cuadros de mando y los KPIs para impulsar tu proyecto

Seguramente la mitad de las personas que lean este post al hablarles de cuadros de mando y KPIs tuerzan el gesto intentando buscar en su cerebro qué demonios es eso.

Si es así, no les culpo, son temas tan infravalorados que lo más normal es que pase esto.

Pero tranquilo, en el post de hoy te quiero explicar con detalle no sólo qué son los KPIs, también como debes montarlos y qué relación tienen con los cuadros de mando.

Todo esto, con un único objetivo: Que utilices más los cuadros de mando y los KPIs e impulses tu negocio con ellos.

Tabla de contenidos

¿Qué es un KPI?

Ya sabes que en Estados Unidos son los reyes del acrónimo y, en este caso, no podía ser menos:

KPI es el acrónimo de Key Performance Indicator o, lo que es lo mismo, un Indicador Clave de Rendimiento.

Seguramente, esto te dice poco pero si te digo que son los indicadores (números) que miden el rendimiento, es decir, el objetivo fundamental de tu proyecto, seguro que la cosa cambia un poco, ¿verdad?

De hecho, dicho de la forma más simple posible:

Son los números que miden los datos más importantes para tu negocio.

Dicho esto, la importancia de los KPIs en los negocios en general y en especial en los digitales está fuera de toda duda y, de hecho, personalmente puedo decirte que desde hace años no asesoro en ningún proyecto si no defino antes estas métricas.

Y vamos a ver un poquito más sobre ellos.

Reglas a seguir para montar los KPIs de tu proyecto

Es posible que estés perdido y, por ello, antes de seguir avanzando hacia los cuadros de mando quiero darte 10 consejos para que puedas montar los KPIs para tu proyecto.

Estas son las 10 características que debe tener todo KPI:

1. Deben ser un número

Lo más importante de un KPI es que este debe ser totalmente objetivo, por ello, llevo diciendo desde hace ya muchos años que para que un indicador clave sea útil de verdad, ha de ser un número, nada de un concepto.

Es decir, si has pensado como indicador clave algo que puedes poner como “bien, regular o mal”, no vas por buen camino.

2. Debes tener acceso a ellos

Otro punto de vital importancia es que debes tener acceso a ese dato ya que, si no lo tienes, no podrás medirlo.

Quizá te parezca una tontería pero no lo es tanto, por ejemplo:

• El número de personas que entra a una URL de mi site después de poner X palabra clave.
• Cuántas personas abandonan mi carrito de compra porque mi precio es demasiado elevado.
• Que me cuesta el fan en Facebook XX% menos que a la competencia.

No serían KPIs válidos porque, aún siendo información muy valiosa, ¡no tenemos acceso a ella!

3. Te deben aportar valor

Otra cosa muy importante es que esos datos que pintes en los KPIs deben aportar valor real al proyecto, es decir, deben ser los datos en los que realmente hay que fijarse para comprobar el estado del proyecto.

Sin esto, no nos valdrán para nada y te aseguro que no es lo que quieres.

4. Deben estar alineados con la estrategia de negocio

Por supuesto, estos indicadores clave deben estar alineados al 100% con la estrategia de negocio ya que, de no ser así, sólo te van a meter ruido y confusión en lugar de servir para algo.

Seguro que te parece muy obvio pero, normalmente, es uno de los puntos en los que más se falla a la hora de plantearlos.

5. Deben ser entendibles

En la mitad de la lista de consejos para que montes unos KPIs en condiciones está el siguiente:

Estos indicadores deben ser entendibles por todos los perfiles que deban mirarlos.

De hecho, lo normal es que los conceptos que pongamos como KPI sean lo más estándar posible, sin florituras.

6. Deben guardar un histórico

Cuando montas los KPIs de tu proyecto lo haces para tener una tendencia y ver cómo estás mejorando o empeorando en tus números y, para ello, el análisis de un mes no te sirve de mucho.

Por ello, mi consejo es que guardes un histórico, es más, cuando lleguemos a la parte de cuadros de mandos te voy a contar cómo.

7. Deben tener un grado de cumplimiento

De nada sirve en un proyecto que pongas como KPI las ventas de tu eCommerce si no pones también cuál es tu objetivo mensual.

Ten siempre en cuenta que el cerebro humano no está preparado para procesar números en absoluto, al contrario, estamos preparados para comparar cifras.

Por ello, si pones al lado del KPI el número objetivo y el porcentaje de cumplimiento, la cosa va a mejorar muchísimo tus análisis.

8. Debes fijar microobjetivos con ellos

Si sólo usamos los KPIs para medir ventas, tráfico total y número de fans, no te va a valer de mucho, ya que para que un usuario compre o te deje su contacto, debe pasar por muchas fases.

Cada una de estas fases la puedes contar como un microobjetivo y pintarlo como un KPI, así, al final, tendrás una especie de embudo de conversión ampliado que te va a ser muy útil para hacer crecer tu proyecto.

9. Debes actualizarlos periódicamente

Para un proyecto normal basta con actualizar los KPIs de tu negocio una vez al mes, pero para un proyecto de alto volumen o alto valor quizá tengas que hacerlo de forma semanal.

No recomiendo ir más allá que eso porque, como te dije arriba, los KPIs sirven para medir tendencias y las tendencias son algo global, no particular, es decir, si afinas demasiado haciéndolo diario, te van a servir de menos, ya que las peculiaridades van a afectar más a los datos.

10. Deben servir para tomar decisiones

Los Indicadores Clave de Rendimiento no se hacen por amor al arte, se hacen para mejorar.

Pero no se puede mejorar si no tomamos decisiones en base a los datos que nos arrojan estos KPIs, que es su verdadero propósito por encima de todo.

Por ello, cuando empiezas a medirlos, también debes tenerlos en cuenta y quizá incluso vayan a decirte que hagas cosas que en principio no te van a sentar bien.

Ahora te digo, si quieres mejorar, te va a tocar ponerte las pilas en ese sentido.

Algún ejemplo de KPI

A continuación te voy a dejar algún ejemplo de KPI en formato de titulares, un ejemplo de KPI puede ser:

• El número de ventas.
• El número de personas que meten un producto a un carrito.
• El Coste por Fan en Facebook Ads.
• La tasa de conversión a email en un blog.
• El número de tráfico procedente de Google.
• El ticket medio de tu eCommerce.
• El tiempo de estancia en tu proyecto.
• El número de páginas vistas por usuario recurrente.
• El alcance orgánico en Facebook.
• Y muchos otros.

KPIs y cuadros de mandos

Un KPI por sí mismo no hace un análisis completo pero, la cosa cambia cuando los ponemos juntos y, de hecho, si lo haces bien, acabarás teniendo un cuadro de mandos.

¿Qué es eso de un cuadro de mandos?

No es ni más ni menos que una tabla en la que vemos por un lado los KPIs y, por otro, el número que tienen.

Hay multitud de herramientas para hacerlos, desde suites todopoderosas hasta un Excel maquetado por ti mismo.

El formato es lo de menos, lo importante es el contenido.

¿Qué debe tener mi cuadro de mandos para ser funcional?

En realidad es muy sencillo, lo que necesitas es:

• Una primera columna que tenga los conceptos de KPI.
• Una segunda que tenga el número de ese KPI.
• Una tercera con las unidades, ya sabes, €, visitas, ventas, fans…
• Una cuarta con el número objetivo para ese KPI.
• Y una quinta con el grado de cumplimiento, que será el porcentaje de la columna 2 contra la 5.

Con esto, sólo tienes que ir repitiendo las cuatro columnas mes a mes para tener un cuadro de mandos en el que veas la evolución de tu negocio a golpe de vista.

Sencillo, práctico y lleno de valor.

¿Qué información pongo en mi cuadro de mandos?

Siempre he sido de la opinión de que no sirve con tener un cuadro de mandos por empresa o por proyecto, lo ideal es que tengas un cuadro de mandos específico para cada tipo de puesto que tengas en la empresa.

Pero tranquilo, que me explico:

No va a querer ver la misma información el gerente de la empresa, la dirección de cada uno de los departamentos, los jefes de equipo o el personal técnico.

Y no por ello, la información que debes mostrar a cada uno hace más valiosa la de la gerencia que la de los técnicos o al contrario.

Cada tipo de puesto debe tener acceso a unos indicadores clave acorde con su rendimiento dentro del proyecto.

Lo normal es que cuanto más técnico sea el puesto, más específico con su rama debe ser el cuadro de mandos mientras que cuanto más nos vamos hacia capas superiores de la empresa sean cuadros de mando más livianos y más generales.

Esto es fundamental para que se cumpla, por ejemplos, que el cuadro de mandos sea:

• Útil.
• Entendible.
• Que aporte valor.

Ahora que ya sabes un poquito más sobre KPIs y cuadros de mandos quiero que me cuentes qué es lo primero que vas a implementar de todo lo que te he contado. 

Déjame un comentario para que te pueda responder lo antes posible.