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¿Qué es un inventario de contenidos? ¿Cómo podemos llevarlo a cabo con éxito?

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¿Qué es un inventario de contenidos? ¿Cómo podemos llevarlo a cabo con éxito?

Emanuel Olivier Peralta
¿Qué es un inventario de contenidos? ¿Cómo podemos llevarlo a cabo con éxito?

¿Eres consciente de la importancia de un inventario de contenidos pero no sabes cómo ponerlo en marcha?

Creo que todos, de algún modo, hemos sido “amateurs” en lo que amamos hacer, creábamos un sitio web, redactábamos un par de temas de interés para nuestro sector y listo, ya estábamos trabajando para posicionar en Google.

Este era un escenario muy común mucho antes de Panda y Penguin pero después de comprender la seriedad del asunto, entendimos que escribir un par de temas no era suficiente.

Ejercer el comercio electrónico es un asunto serio y, por tanto, debe ser atendido con total formalidad, es por eso que el inventario de contenidos era (y sigue siendo) un paso importante para trabajar en una web actualizada y centrada en atraer leads cualificados.

El inventario de contenidos es esa pausa que todos deben hacer en algún momento de su trayectoria online para redefinir objetivos, estrategias, estructura e intención del negocio online.

Yo lo hice en su momento y créeme que me ayudó mucho a entender cuál era el camino hacia la conquista de verdaderos clientes potenciales.

Lo que aprendí al hacer mi propio inventario de contenidos te lo comparto en el cuerpo de este texto.

¿Qué es un inventario de contenidos?

El inventario de contenidos no es más que un documento en el que se reúnen todas las páginas que llevan al contenido de tu sitio web.

Puedes hacer un inventario de todo el sitio web, en forma de mapa, para saber, por ejemplo, qué llevará tu página de inicio, “sobre nosotros”, “Soluciones”, “Qué hacemos”, etc.

Pero hoy me extenderé más hacia el inventario de contenidos en el blog, asumiendo que al igual que yo (en mis inicios), quieres organizar todo para darle sentido a tu negocio.

Ese documento se crea desde las herramientas de Microsoft Office, ¡vaya que útil es Excel para estas cosas!

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La forma en cómo lo organizas dependerá de qué es lo que quieres hacer, por ejemplo, puedes desear segmentar tu material para cada etapa del buyer journey.

También puede pasar que en tus tiempos de amateur escribiste contenidos que se posicionaron bien en buscadores y ahora quieres pulirlos para ajustarlos a las directrices de Google.

O sencillamente para tenerlo todo organizado y, posteriormente, hacer una especie de auditoría: qué sirve, qué no, qué se puede arreglar y más.

Para lo que sea que tengas pensado, el inventario de contenidos es la mejor forma de organizar el contenido de tu blog.

Por ejemplo, en mi caso me ayudó a conocer qué tipo de contenidos tenía mi blog, me encontré con textos asombrosos que no tenía ni idea que tenía, así como también encontré algunos que no daban ningún tipo de utilidad.

Una vez que pude conocer el tipo de contenido que tenía mi blog, pude organizarme y empezar a segmentar mi contenido de acuerdo a mis objetivos, que inicialmente se enfocó en optimizarlos para buscadores.

Aquí una muestra de ello:

Inventario de contenidos - Objetivo de posicionamiento

¿Recuerdas cuando andábamos de corre corre porque la optimización de los metadatos estaba dando de qué hablar?

En mi inventario de contenidos coloque todos los links de las páginas que había que optimizar en una primera fase, es decir: optimizar Title, metadatos, Headers, incluir vídeos, ALT de las imágenes, etcétera.

En ese momento me ayudó a organizar mi contenido de cara al SEO.

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¿En qué se basa la creación de este tipo de documento?

La creación de un inventario de contenidos se hace con la intención de ayudarnos a mejorar nuestro impacto en el mercado.

Seamos sinceros, el contenido es la pieza clave para armar el rompecabezas del marketing digital, ningún plan de mercadeo en el entorno online tendría sentido si se piensa ejecutar solo con anuncios pagados.

Pero quizás esto no lo tenías lo suficientemente claro en tus comienzos y ahora que tienes un montón de contenidos, no sabes cómo usarlos para mejorar tu presencia online.

Pues, el comienzo de todo es por aquí, por el inventario de contenidos.

La creación de un inventario de contenidos se basa, principalmente, en ayudarte a reconstruir tus intenciones en el entorno online, es decir, ¿qué tengo y cómo me puede ayudar a conseguir X objetivos?

En mi caso, por ejemplo, pude organizar todo mi contenido a fin de optimizarlo y ejecutar un primer plan estratégico: empezar a aparecer en los motores de búsqueda.

El inventario, en esta primera fase, me ayudó a organizar el contenido de acuerdo a su nivel de optimización para, posteriormente, darle la promoción apropiada en el resto de los canales digital: email marketing, redes sociales, etcétera.

En una segunda fase, pude organizar e identificar aquel contenido que mejor se acoplaba de acuerdo a mi funnel de ventas.

Mira este otro ejemplo:

Inventario de contenidos - Funnel de ventas

Si ves lo que está sombreado en azul, puedes ver que cada link lo relacioné a cada Buyer persona y funnel de ventas.

En el documento me enfoqué en los que están en “descubrimiento” y “consideración”.

Obviamente, en tu caso tendrás que analizar personalmente qué utilidad presta cada contenido.

Lo bueno de los inventarios de contenidos es que, además de saber con qué material cuentas, puedes identificar qué tipos de temas te falta incluir dentro de tu estrategia de contenidos para mejorar los resultados.

Como fue mi caso, observé que tenía mucho contenido para los dos primeras fases del buyer journey pero no tenía contenido para aquellos que pensaron en contratar mis servicios, es decir, para la fase de “decisión”.  

Entonces, rápidamente pensamos en incluir algunos temas que ayudarían a mis potenciales clientes a tomar la decisión de elegirme.

Y todo fue gracias al inventario de contenidos que hice en mis comienzos.

Si me preguntaras en qué se basa el inventario de contenidos, yo te diría que en la idea de facilitarte la preparación de tu estrategia de contenidos.

En que siempre tengas una evaluación precisa y un catálogo actualizado para mejorar las tomas de decisiones con respecto al uso que le quieres dar a tu contenido.

Ahora bien, ¿qué es lo que se debe hacer para crear un inventario de contenidos que realmente me funcione?

Te lo menciono a continuación.

Consideraciones para crear tu inventario de contenidos exitosamente

Si has llegado al mismo punto que me llevó a mí a crear un documento para organizar el contenido, lo primero que tienes que hacer es abrir una hoja de cálculo de Excel y exportar todos los links a esta hoja.

Hacerlo manualmente puede ser toda una pesadilla, así que puedes usar herramientas de inventario de contenidos como es el caso Content Insight o puedes hacerlo desde un plugin de WordPress.

Aquí un video (en inglés) para enseñarte cómo conseguirlo:

Pero antes de hacer la exportación tienes que hacer una serie de cosas.

1.- Establecer objetivos claros

 ¿Para qué quieres hacer un inventario de contenidos?

Tal y como si se tratara de una estrategia de marketing común y corriente, tienes que preguntarte para qué quieres hacer un inventario.

Fíjate en mis ejemplos, en un principio quise tener claro cuánto contenido tenía en mi blog y cuál de estos necesitaban de una mejor optimización para ayudarme a generar ruido en Internet.

Posteriormente, empezar a clasificar el contenido de acuerdo a la etapa del funnel en el que se encontraba mi potencial cliente.

Entonces, ¿en qué etapa estás?

O mejor dicho, ¿qué parte quieres organizar?

De acuerdo a tu respuesta, empezarás a generar la importancia de los datos.

Puede pasar que no estás pendiente de generar leads o de optimizarlos porque ya pasaste por eso, entonces, quizás, se trata de salvar el mejor contenido de tu web porque te encuentras en pleno proceso de migración o rediseño web.

De cualquier forma, plantéate bien para qué quieres este documento y en base a eso, estructura y reorganiza tus links.

2.- Definir qué desechar, recuperar, mejorar

Como lo mencioné hace rato, mientras hacía mi inventario de contenidos, pude ver que tenía material muy bueno, tanto en contexto como en estructura. 

Por lo que pude saber, sí se podía mejorar y luego optimizarlo para ofrecer un contenido realmente integral, así que, en esta fase, debes hacer exactamente lo mismo.

Por ejemplo, si estás haciendo el documento para determinar qué contenido te genera más tráfico (aunque esté pobre en información) pues es momento de recuperarlo, aplicando la norma del rascacielos o skyscraper que sugiere Dean Brian.

Busca a tus competidores más sólidos y nota la forma en cómo abordan determinado tema, mejora su propuesta y empieza a promocionarlo por los canales digitales que tengas a tu disposición.

3.- Filtrar tu contenido con una auditoría

Solemos confundir estos dos términos y damos por sentado que son sinónimos, pero no.

En realidad, el inventario de contenidos se dirige más hacia lo cuantitativo y la auditoría a lo cualitativo.

Para hacer una auditoría de contenidos, necesariamente hay que hacer un inventario y así filtrar hasta extraer lo que más nos convenga.

Entonces, ya que estás en esa honda de mejorar tu presencia online y contenido, tienes que evaluar el contenido existente y ponerlo frente a las necesidades de tu potencial cliente.

Es parte de lo que mencionaba arriba:

  • ¿Cómo puede ayudar a mi cliente X contenido?
  • ¿Le sirve?
  • Se queda, ¿se puede mejorar?
  • Se queda, ¿no tiene forma de ofrecer valor?
  • Se va, ese sencillo filtrado es clave para aplicar la auditoría.

La auditoría del contenido puede ayudarte a determinar qué pieza o material está impulsando a los potenciales clientes a interactuar con la marca, qué otros les motiva a dar otro paso hacia la conversión, cuál está mejorando la tasa de apertura en email marketing, etcétera.

Y eso es fantástico.

4.- No dejar de dar seguimiento

La tarea no termina cuando importas todas tus URLs a la hoja de cálculo o cuando empiezas a segmentar y a clasificar.

Más bien es cuando todo empieza, porque, como sabes, todo en nuestra estrategia se debe medir, analizar y dar seguimiento, si no lo haces, corres con el riesgo de perder todo el trabajo.

Da seguimiento a lo que cada contenido te ha devuelto después de segmentarla de acuerdo a lo que consideras importante, sobre todo, actualiza cada cierto tiempo para mantener tu contenido “fresco”, interesante y completo.

Recuerda que el contenido es la piedra angular de una estrategia de mercadeo digital y por nada del mundo debes restarle importancia.

Haz todo cuanto puedas para generar contenido de verdadero valor para tus potenciales y clientes y empieza a trabajar en las razones que tienes para quedarse contigo.

5.- Conocer tu línea de tiempo y la de tu contenido

Si estás haciendo un inventario de contenidos por una cuestión de rediseño o replanteo del negocio y de tus actividades comerciales, tienes que preguntarte si el contenido se puede salvar. 

¿Por cuánto tiempo será de utilidad?

¿Cuántos cambios tendré que hacerle para que se ajuste a esta nueva versión?

¿Será en un año igual de útil este contenido?

Sabes que las tendencias del mercado van cambiando y con ello, las exigencias del consumidor, y como buen profesional del marketing digital, te vas ajustando al mismo paso que el mercado.

Así que tienes que pensar si ese inventario y posterior auditoría, traerá frutos.

Conclusión

El simple hecho de mencionar la palabra “inventario” causa una angustia terrible, eso suena a mucho, denso, tedioso y un sinfín de adjetivos que nos hace doler la cabeza con tan solo imaginarlo.

Pero la verdad es que con herramientas como las que mencioné arriba o con videos tutoriales como el anterior, el asunto se vuelve super sencillo.

Cuando vayas encaminado hacia las intenciones iniciales de tu comercio, agradecerás al universo haber hecho un inventario de contenidos.

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No le temas al inventario de contenidos de tu web porque es la forma de comenzar con buen pie tu estrategia de marketing de contenidos.

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Fundador y CEO de Genwords, empresa especializada en Content Marketing. Formado en Administración de Empresas y apasionado del marketing. Emprendedor. Viajero. Amante de los desafíos.
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2000 es el número máximo de caracteres permitido
Hola, con los mil millones de tareas relacionadas con contenidos que tenemos que hacer, ¿crees que es necesario invertir tiempo en hacer un inventario de contenidos? No sería mejor dedicarlo a otras cosas? Gracias
Emanuel Olivier Peralta
Jose Luis Isla
Hola Jose Luis,
Definitivamente es una buena inversión de tiempo (o dinero si contratas a alguien para hacerlo). Simplemente porque te ayuda a optimizar los resultados del contenido que ya tienes publicado: muchas veces el contenido que tienes en tu blog no esta optimizado y por esto no se está posicionando bien o no está generando los leads que tiene que generar.
De hecho, un inventario o auditoría de contenido es lo que recomendamos hacer antes de comenzar con cualquier estrategia de content marketing.
En concreto: es mejorar lo que ya tienes (y en lo que has invertido dinero) para tener más beneficios.
Un saludo
Hola Emanuel. ¿Qué perfil profesional es el más indicado para diseñar e implementar el inventario de contenidos? Gracias
Emanuel Olivier Peralta
Meritxell Durán
Hoa Merixell,
Sugiero que sea el Content Manager (responsable de la estrategia de content marketing), asumiendo que conoce en detalle los buyer persona y las etapas del buyer journey de cada uno.
Una buena calificación de cada contenido, contribuirá a que los materiales que se ofrecen como descargable en cada artículo sean congruentes con el buyer persona y su etapa en buyer journey, lo que impactará en la tasa de conversión de esas visitas en leads.
Por otro lado, si hablamos a optimizar los contenidos para SEO, el Content Manager tiene que tener en claro cual es la keyword principal de cada artículo para poder optimizarlo.
Un saludo y gracias por la inquietud.

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