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¿Qué es un workflow? ¿Y cómo se aplica dentro de una empresa?

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¿Qué es un workflow? ¿Y cómo se aplica dentro de una empresa?

Alejandro Muñoz
¿Qué es un workflow? ¿Y cómo se aplica dentro de una empresa?

¿Quieres saber qué es un workflow?

Lógico, en la actualidad la competencia por abrirse un hueco en el mercado es tan feroz que resulta indispensable que las corporaciones cuenten con él para llevar su productividad a su punto más álgido y marcar la diferencia.

En este post encontrarás toda la información sobre el tema y aprenderás qué es un flujo de trabajo, así como todo lo que estos pueden aportar a tu negocio. 

¿Qué es un workflow?

Un workflow es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.

Esta definición es bastante previsible y lógica, dado que ya simplemente con su traducción al castellano, que es literalmente: flujo de trabajo, nos podemos hacer una idea general de lo que engloba.

Eso sí, como bien imaginarás, una descripción tan escueta no logra abarcar todos los matices que implica este término, por lo que se hace necesario entrar en más detalles.

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¿Cómo hacer un flujo de trabajo?

Ya sabes qué es un workflow, ahora analizaremos cómo llevar a cabo uno de forma óptima.

Según la actividad que se desarrolle en la empresa y el tipo de labores que se quieran organizar, se necesitará un tipo de sistema u otro.

Hay tres tipologías o categorías:

  • Workflow Ad hoc 

Las reglas y normas de este sistema de trabajo no son rígidas, sino todo lo contrario.

Pueden ser modificadas durante el proceso de trabajo en función de las necesidades que vayan surgiendo. 

  • Workflow de producción

Al contrario que en el anterior sistema, su flexibilidad es muy limitada.

En este caso, sigue una dirección preestablecida y ampliamente conocida por todos los trabajadores.

  • Workflow administrativo

Este tercer sistema se encuentra a caballo entre el ad hoc y el de producción.

Suele implementarse para la realización de tareas sin estructura definida, repetitivas, previsibles y con reglas de coordinación relativamente simples.

Pasos necesarios en el método de creación de un flujo de trabajo

Sea cual sea el sistema que requieras para dar solución a tus necesidades, el método de creación de un flujo de trabajo es muy sencillo y no varía: 

  1. Definir los objetivos.
  2. Diseñar.
  3. Implementar.
  4. Medir los resultados.

Vamos a analizarlos un poco más a detalle.

1.- Definir los objetivos

En primer lugar, has de tener claro cuáles son los objetivos a conseguir.

Esta será la piedra sobre la que comiences a construir tu sistema de automatización de procesos, por lo que deberás ser lo más preciso y concreto posible.

Para ello, has de valorar toda la información de la que dispongas.

En el futuro, tener bien definidos los objetivos te ayudará en la medición y valoración de los resultados que se obtengan.

2.- Diseñar

La mejor forma de realizar este paso es mediante un apoyo visual.

Elabora un dibujo o un esquema en el que queden plasmados los pasos que se deben seguir y las posibles variaciones en la ruta, de tal forma que el flujo de trabajo de la empresa quede bien definido.

Es fundamental que no quede ningún escenario por contemplar, ya que eso provocaría que todo el proceso careciera de sentido.

3.- Implementar

Durante esta fase pondrás a prueba lo realizado en las dos anteriores.

Primero has de realizar pruebas con un usuario ficticio y, posteriormente, debes pasar a hacerlas con una pequeña muestra de usuarios.

De esta forma, evitarás que se produzcan errores masivos que podrían dañar la imagen de la empresa e incluso provocar una crisis reputacional.

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4.- Medir los resultados 

Esta es la etapa más analítica de las cuatro.

Si quedaron definidos correctamente los objetivos en la primera fase, ahora podrás evaluar el rendimiento obtenido mediante algunas métricas relevantes

¿No has conseguido los objetivos marcados?

No te preocupes, no es el fin del mundo.

Vuelve a la fase dos, la de diseño y piensa qué ha podido lastrar tus resultados y cómo podrías potenciarlos.

Una vez hayas sacado conclusiones, es turno de editar el dibujo o esquema inicial que habías realizado.

Una vez más, impleméntalo y mide los resultados.

Si aún no has cumplido los objetivos marcados, seguro que sí que has logrado acercarte a ellos.

¡Repite este proceso cuantas veces necesites!

Ventajas de contar con un flujo de trabajo de empresa

Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo son muchos y pueden marcar un antes y un después en el devenir de cualquier empresa.

Algunos de los frutos que puede obtener tu empresa con la implementación de un workflow son los siguientes:

  1. La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, más sencilla y, por supuesto, considerablemente más segura.

  2. Se optimizará la circulación de la información.

  3. El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado.

  4. Uno de los beneficios más importantes será que para todos los departamentos de la compañía la división del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender.

  5. Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable subida.

  6. También se conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel. Recuerda que un cliente satisfecho es la mejor estrategia de todas.

  7. Se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa.

  8. Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la compañía, con todos los beneficios que esto reporta para las empresas.

  9. Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no solo redundará en beneficio de la firma, sino también, obviamente, en el del propio profesional.

¿Cómo aplicar un workflow al marketing?

Ya tienes claro lo que es un flujo de trabajo, un sistema que pretende automatizar procesos dentro del ámbito laboral, por lo que son muchas las posibilidades que ofrece.

Una de ellas, especialmente útil para las empresas, es su aplicación en el campo del marketing.

Aplicado en este contexto, especialmente en marketing digital u online, un workflow serían todas esas acciones automatizadas que permiten llevar a cada usuario de la mano por el funnel de venta.

Estos procesos de trabajo cobran especial relevancia dentro del marketing de atracción debido a su increíble potencial para la generación de leads y su posterior conversión en clientes.

Se valen para ello de la gran cantidad de información que los entornos digitales son capaces de extraer de los usuarios, lo que permite, en el caso de contar con un sistema optimizado y de calidad, ofrecerles respuestas personalizadas con las que captar su atención y conectar con ellos con mayor facilidad.

Partiendo de una condición inicial que hace de detonante y sirve para definir al usuario, se establecen las acciones posteriores que serán más efectivas con él.

Un planteamiento que parte del análisis de datos y que aprovecha esto para aumentar los beneficios, mientras deja sensaciones positivas en el consumidor debido al interés mostrado por ofrecerle aquello que más le puede interesar.

Un buen ejemplo podría ser la conversión de un usuario en un cliente de una tienda de decoración.

Tras acceder a la homepage de esta empresa y mostrar interés por la sección de mesillas de noche, se le invita a usar el formulario de contacto y, a partir de ahí, se procede a enviarle newsletters y promociones personalizadas en base a sus gustos o necesidades.

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Las mejores herramientas para hacer un workflow

Son varias las herramientas o programas que ofrece el mercado para facilitarte la elaboración y puesta en marcha de un flujo de trabajo para tu negocio.

Algunas de las que puedes encontrar con mayor utilidad son:

  • Evernote

Con este programa podrás realizar borradores de boletines con texto e imágenes, realizar copias de boletines, realizar pruebas de envíos, crear listas y realizar un seguimiento de los resultados obtenidos, entre otras utilidades.

  • Asana 

Si estás buscando una herramienta preparada para desarrollar tu flujo de trabajo, esta es, sin duda, una buena opción.

Entre las posibilidades que ofrece, una de las más destacadas es la creación de secciones para señalar el nivel de prioridad de cada etapa del funnel.

También destaca por ofrecer la opción de diseñar hojas de ruta de servicios y productos, así como secciones en los proyectos relacionados con blogs.

  • Act-on 

Este programa ofrece diferentes servicios, entre los que se encuentran la automatización, personalización y envío de mails en función del comportamiento de cada lead y la integración de algunas plataformas de CRM, como Salesforce.

Es competencia directa de la siguiente.

  • Hubspot 

Es quizá la más completa de las cuatro, lo que hace que su uso sea el más extendido entre las empresas.

Esta herramienta cuenta con un software de detección de oportunidades de venta, amén de contar con mecanismos automatizados y personalizados en función de cómo se comporte el lead en el funnel. 

Además, ofrece la posibilidad de acceder a información de potencial interés sobre aquello que buscan o requieren los clientes.

En conclusión, aplicar un sistema de flujo de trabajo a tu empresa y al marketing digital de la misma es una magnífica manera de simplificar y sistematizar los procesos.

Esto, sin duda, favorecerá la productividad de la compañía, así como sus beneficios.

Ahora que sabes qué es un workflow, ¿lo piensas implementar en tu estrategia de marketing digital o lo habías hecho ya? Compártenos tu experiencia o tus comentarios, ¡estamos deseando leerte!

Alejandro Muñoz
Profesional

Formula excelentes preguntas y suministra respuestas brillantes.

Experto en contenidos, linkbuilding y social media.
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