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¿Cómo hacer email marketing promocional para tus eventos?

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¿Cómo hacer email marketing promocional para tus eventos?

María Díaz
¿Cómo hacer email marketing promocional para tus eventos?

¿Te has preguntado alguna vez cómo se puede aprovechar el Email Marketing promocional ligado a eventos?

¿Quieres aprender a delimitar bien tu target y conseguir una cantidad de inscritos que ni imaginabas?

Entonces, no te pierdas este post, donde encontrarás las mejores estrategias para sacar el mayor provecho del Email Marketing y maximizar los resultados de tu evento.

Por supuesto, el envío de correos no es el único canal que te servirá para llegar a tu audiencia, pero será de lejos, el que te garantice la mayor cantidad de registros (si lo haces bien, claro).

Para eso, hay muchas cosas que deberás tomar en cuenta.

No te preocupes, son varias, pero sencillas, y aquí te las contaremos todas.

¡Toma nota!

Email marketing promocional de eventos: Nuevos canales, nuevas oportunidades

Si quieres que tu evento sea realmente el suceso del año, no solo debes dedicar tiempo a su organización.

Su difusión y promoción serán las otras claves de su éxito y es necesario que le dediques el tiempo suficiente (que es mucho pero también una muy buena inversión) para convocar a la mayor cantidad de asistentes posibles.

¿Cómo lo haces?

Atrás quedaron los tiempos en que solo se repartían unas cuantas gacetillas en los medios, se realizaban algunas acciones de RRPP y se esperaban los inscritos.

Ahora, la posibilidad de alcanzar grandes masas está al alcance de tu mano y no es tan complejo como parece.

¿Qué canales te pueden ayudar?

  • Redes Sociales.

  • Guest posts.

  • Prensa.

  • Blog.

  • Publicidad SEM.

  • Posicionamiento SEO.

  • Email Marketing.

Son muchos, ya lo ves, y cada uno tiene sus secretos.

Pero recuerda que tu prioridad será llegar a la Bandeja de correo electrónico de tus Suscriptores.

¿Por qué?

Lee estas razones, y no te quedará ninguna duda:

  • El Email Marketing es la forma más directa de llegar a tu audiencia y permanecer allí el tiempo que tu contacto lo desee.

  • Los usuarios revisan su bandeja de entrada varias veces al día.

  • Puedes enviar los mensajes más segmentados, según datos demográficos, intereses, comportamientos y reportes de Campañas anteriores.

  • Es el canal más eficiente ya que demanda poco tiempo y tiene el ROI más alto de entre todas las herramientas digitales.

  • Es fácil medir los resultados y saber si estás consiguiendo tus objetivos o qué estrategia deberías modificar para alcanzarlos.

Seguramente, ya estás convencido de que debes pensar una estrategia efectiva de Email Marketing si quieres triunfar con tu evento.

Entonces continúa leyendo y descubre ahora todo lo que tienes que saber para que tu estrategia no falle.

1.- Personaliza tus envíos

Una de las principales claves para obtener resultados prometedores en Email Marketing (y en cualquier acción digital) es segmentar correctamente, para llegar exactamente al target buscado.

Esta premisa es aún más importante cuando lo que debes comunicar es la llegada de un evento.

Lo mejor, es hacerte algunas preguntas que te ayuden a definir mejor el público al que quieres orientar tus mensajes.

Esto será crucial si quieres ahorrar dinero, mantener una base bien fidelizada y hacer un trabajo más eficiente.

Estos son algunos de esos interrogantes que debes afrontar:

  • Si se trata de un evento físico, deberás pensar: ¿Quién podrá asistir, según su cercanía física?

  • ¿A quién está destinado el evento? ¿CEOs de empresas? ¿Emprendedores? ¿Estudiantes?

  • ¿Tienes un vínculo sólido ya con esa audiencia?

  • ¿Qué perfil demográfico tienen los posibles asistentes? ¿Son jóvenes? ¿Mayores? ¿Hombres? ¿Mujeres?

  • ¿Qué buscarían solucionar con la participación en tu evento?

Esta serie de preguntas (o, en realidad, sus respuestas) no sólo te ayudarán a definir el público al que harás tus envíos.

También serán importantes para elegir el tono comunicacional, la frecuencia de los envíos, el tipo de contenidos y todos los elementos que hacen a una buena estrategia de Email Marketing.

2.- Determina la serie de Emails que enviarás

Si habías pensado que esto trataría solamente de hacer un envío y esperar la lluvia de inscritos, malas noticias para ti.

Lo ideal es que planifiques, con tiempo, una secuencia de correos, para asegurarte de que ningún invitado se quede afuera de tu evento.

En Doppler, por ejemplo, estamos organizando el EMMS 2017 para el 19 y 20 de octubre. 

Se trata de un gran evento internacional de Marketing, online y gratuito.

Si bien aún no hemos hecho ningún envío a nuestra Base, ya tenemos planificados todos los Emails que recibirá nuestra audiencia e incluso ya está la automatización programada.

Ejemplo de campaña de email marketing promocional - EMMS17

Aquí compartimos contigo una idea de cómo estructurar tus Campañas, pero por supuesto, cada caso es diferente, así que piensa bien el tuyo:

  • Email de invitación

Un par de semanas antes del evento, deberías enviar un primer correo, invitando a tu target a suscribirse.

No olvides ningún detalle, porque podría ser un error letal.

¿Dónde será? ¿Cómo llegar? ¿Cuándo tendrá lugar? ¿Cuál es el precio? ¿Por qué no deberían perderse el acontecimiento?

  • Email de confirmación

Nada peor que completar un formulario o registrarse en un sitio y no estar seguro de haber concretado efectivamente la acción.

Mira como ejemplo el correo de confirmación preparado para el evento #DTD17 de SEMrush y que se celebrará el 22 de noviembre.

Ejemplo de confirmación newsletter DTD17

Envía un correo electrónico a tus inscritos, asegurándoles que todo ha quedado debidamente registrado.

Aprovecha esta pieza para reafirmar los datos más importantes del evento y permite a los futuros asistentes registrar el evento en su calendario, mediante un link.

  • Email recordatorio 

Un par de días antes de que llegue la gran fecha, deberías recordárselo a tus suscriptores.

Lo mismo deberías hacer unos minutos o una hora antes del comienzo, si el mismo es presencial.

¿Hubo algún cambio en la organización, en los oradores o en el lugar donde se llevará a cabo el suceso?

¡Aprovecha estas piezas para comunicarlo!

  • Email de Agradecimiento

Seguramente estés muy agradecido con todas aquellas personas que han confiado en tu evento, comunícaselo a través de una última Campaña.

Puedes aprovechar para facilitarles un vídeo sobre lo mejor del día u ofrecerles un beneficio por haber sido parte.

Será la mejor forma de cerrar esta gran experiencia y sumar unos buenos puntos con los asistentes.

3.- Aprovecha todas las funcionalidades del Email Marketing

Las plataformas para hacer este tipo de envíos permiten llevar adelante muchas acciones que te ayudarán a optimizar tus resultados.

¿Conoces estas funcionalidades?

  • Envíos Test A/B

Prueba diferentes asuntos y CTAs y asegúrate que toda tu Lista reciba la opción que mejor resultados haya ofrecido.

Programa tus envíos en base a una fecha determinada o en base al comportamiento de tus suscriptores en determinada Campaña y podrás ofrecer contenidos mucho más ajustados a los intereses y circunstancias de cada Suscriptor.

Esta funcionalidad será una ayuda invaluable para crear la secuencia de Emails.

  • Reportes 

Accede a completas métricas, que te ayudarán a monitorar los resultados de tus envíos y optimizar futuras Campañas (Tasas de Aperturas, CTR, Rebotes, Remociones, etc).

  • Integraciones

Combina tu estrategia de Email Marketing con otras plataformas para mejorar tus resultados.

  • Redes Sociales

Viraliza tus envíos a través de Social Media.

Permite a tus suscriptores compartir tus campañas y autopublícalas tú también en tus propios perfiles, para llegar con ellas también a tus seguidores en las redes y a audiencias que desconocías por completo.

4.- Cuida de tus suscriptores

La base de datos es uno de los activos con mejor potencial para una empresa.

Por eso, es posible que ciertas marcas quieran comprar tus listas tras el evento.

¡No accedas! Tus contactos confían en ti y no querrán que ofrezcas sus datos personales a cualquier otra persona.

Si quieres generar nuevos leads u ofrecer ese beneficio a tus aliados, existen muchas otras formas de hacerlo, sin traicionar a tus Suscriptores. Implementa acciones de guest posting, organiza Webinars en conjunto, pero nunca vendas tus Listas.

¿Cómo redactar el Email perfecto para garantizar más suscripciones?

1.- Piensa bien el asunto perfecto

Esta breve pero poderosa línea, será determinante para que tus suscriptores decidan abrir o no tus piezas.

Dedica el tiempo necesario para escoger las palabras más persuasivas, decidir si vas a utilizar o no emoticones, redactar en menos de 30 caracteres y todo lo que debas hacer para que tus contactos decidan abrir tu Email antes que cualquier otro.

2.- Comunica bien tu diferencial

Aprovecha la llegada directa a tus suscriptores para enunciar, con más claridad que nunca, por qué deben asistir a tu evento.

¿Qué beneficios obtendrán?

¿Qué les ofreces que sea diferente a otros encuentros del mismo tipo?

¿Les darás un reconocimiento por haber participado?

¿Quiénes serán los ponentes?

3.- Ofrece una excelente UX

La experiencia de usuario es clave para alcanzar tus objetivos de Marketing.

Si verdaderamente quieres que todos tus contactos efectivamente se registren a tu evento, no dejes ningún detalle libre al azar.

Mantén una fuerte consistencia entre los colores, CTAs, imágenes y tipografías que utilices, a través de todos los canales digitales.

4.- Suma testimonios con buena autoridad

Nadie mejor que otros expertos u asistentes a ediciones anteriores, para garantizar el nivel del evento que estás organizando.

Incluye citas o menciona la cantidad de gente que ha escogido tu evento otros años, para lograr una mayor persuasión con tus piezas.

5.- Utiliza botones sociales

Como mencionábamos anteriormente, el Email Marketing puede ser doblemente poderoso, si se combina con las Redes Sociales.

No olvides agregar en tus piezas, botones para que todos tus suscriptores compartan tu campaña en sus perfiles.

Eso sí, si pretendes que tus contactos viralicen tus contenidos, está de más decir que estos tienen que ser atractivos y originales.

6.- Escoge el mejor CTA

Las llamadas a la acción serán tu mejor aliado a la hora de llevar tráfico a la landing o sitio de registro.

Debes pensar bien la palabra justa, los colores (que llamen la atención pero sean consistentes con el diseño del Email y la imagen del evento), la ubicación dentro de tu pieza, cuántos utilizarás y, si puedes, apela al sentido de urgencia, que es un recurso infalible.

Recuerda que no necesariamente tiene que ser un botón, también puede ser un link o un banner.

¡Es hora de medir!

Ya has planificado tu estrategia de Email Marketing, has determinado a tu target, has creado los mejores Emails para cautivarlos y, finalmente, ¡tu evento ha sido el gran suceso del año!

¿Trabajo terminado?

¡Para nada!

Ahora es momento de evaluar todos los reportes de tus campañas para saber:

  • Qué tipo de emails funcionaron mejor.
  • Qué días la gente abrió tus piezas.
  • Qué horarios tienen mejor tasa de apertura.
  • Si has tenido muchos rebotes.
  • Cuáles han sido los links o botones que surtieron más éxito.
  • Y todo lo que te ayude a optimizar tus Campañas para que la próxima edición sea un éxito aún mayor.

Ahora cuéntanos tú cómo ha sido tu experiencia.

¿Qué canales usas para promocionar tus eventos y cuáles te han dado mejores resultados?

¿Utilizas el email automation para programar tus envíos?

Descarga

Todo lo que puedas aportar, será importante para toda la comunidad. ¡Te escuchamos!

María Díaz
Profesional

Formula excelentes preguntas y suministra respuestas brillantes.

Soy Country Manager en Doppler Email Marketing y me apasiona el mundo del Marketing Digital. En mi tiempo libre disfruto muchísimo los paseos al aire libre con mi familia, leer y tocar la guitarra.
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